/ / / /

Jedną z trudnych sytuacji w zespole jest to, gdy członkowie zmagają się z różnymi przeciwnościami – czasem o nich mówią czasem nie. Gdy mówią, nie zawsze jest możliwość na szukanie rozwiązań, bo np. może to dotyczyć większej ilości aspektów organizacji.  Gdy nie mówią, poszczególni członkowie czują, że „coś wisi w powietrzu”. Przed otwarciem rozmowy może powstrzymywać: czas, wątpliwości co do znalezienia rozwiązania, myślenie typu „przecież jakoś sobie poradzimy”. No właśnie „jakoś” można sobie poradzić. Ale przecież można poradzić sobie całkiem dobrze i trafnie. Na przykład wykorzystując do rozwiązania problemu wartościową metodę – Action Learning.

Mieliśmy okazję sprawdzić jak Action Learning sprawdzi się w rozwiązaniu realnej problemowej sytuacji klienta.

Jak przebiega to spotkanie? Sesje Action Learning z zespołem rozpoczyna się od przedstawienia przez członka zespołu wyzwania / problemu przed którym stoi on sam lub zespół. Następnie z pomocą moderatora definiowany zostaje cel sesji – czyli to na czym konkretnie chcemy się skoncentrować jako zespół. Po tym etapie następuje czas na poszukiwanie rozwiązań poprzez zadawanie pytań zarówno osobie wnoszącej wyzwanie, jak i pozostałym członkom zespołu. Główna zasada brzmi: odpowiadamy tylko w wyniku pytań skierowanych do konkretnej osoby, po to by pomóc jej lub zespołowi poszukać najlepsze rozwiązanie. Końcowy etap, to zaplanowanie działań oraz podsumowanie sesji w oparciu o pytanie do każdego uczestnika: czego dzięki temu spotkaniu się nauczyłem, co wiem więcej i rozumiem lepiej.

Na sesji w Foreto cel brzmiał: „ Jak skutecznie utrzymywać harmonogramy projektów?”

Całe spotkanie trwało około 1,5 h.

Działania, które zespół określił w wyniku sesji Action Learning to:

  1. Wprowadzić feedback od pozostałych członków zespołu – sprawdzanie przez innych członków zespołu pracy danego programisty, w kwestii dbania o jakość kodu: testować bardziej rozbudowane produkty
  2. Wprowadzenie listy zadań do checkowania
  3. Zmiany w ofertowaniu i budżetowaniu projektu (szczegóły są wewnętrzną sprawą Foreto?
  4. Wprowadzić zasadę „Count to zero” – 30 min przed wyjściem z biura sprawdzać czy odpisaliśmy na wszystkie maile i pozostawić pustą skrzynkę mailową na koniec dnia,
  5. Przygotować treść maila, na wypadek, gdyby zespół pracował nad konkretnym zadaniem do ostatniej chwili i żeby w związku z tym klient otrzymał status projektu jeszcze tego samego dnia – aby wystarczyło tylko kliknąć „wyślij”
  6. Jeśli klient nie chce przesłać plików – umowa o poufności oraz stosowne zapisy w umowie

Cztery tygodnie od sesji AL zespół zrealizował większość działań. Wprowadzenie listy do checkowania, zostało zaplanowane na druga połowę kolejnego miesiąca.  Michał Kochański – CEO Foreto wskazał na korzyść jaką było takie samo zrozumienie problemu i zgoda wszystkich uczestniczących w sesji na rozwiązania, jakie znaleźli uczestnicy w trakcie Action Learning.  W dużym, siedmio osobowym zespole nie łatwo jest uzyskać jednomyślność. Dzięki wspólnie postawionemu celowi, przestrzeni na wypowiedź każdego uczestnika i pytanie od każdego uczestnika to było możliwe. Zakończenie sesji wspólnymi decyzjami co do zaplanowania konkretnych działań, dało motywację do wdrożenia w ich życie.  Efekty na jakie wskazywali PM i CEO po miesiącu od realizacji sesji Action Learning to:

  1. Dbanie o informowanie klientów o przesunięciach – co jak mówi PM, ostatnio się nie zdarza J
  2. „Count to zero” – sprawy do załatwienia przed wyjściem z biura – udaje się na 90 -95 %
  3. Zmiana w ofertowaniu i budżetowaniu projektów
  4. Inaczej odbierane przez programistów wprowadzanie poprawek – wcześniej dawało odczuć się duży ładunek emocjonalny, zwłaszcza frustrację, bo poprawki były odbierane jako błędy. Teraz programiści wiedzą, że są to zmiany, które wprowadza klient – a więc nie programiści nie odbierają tego jako własnego błędu.

 

Action Learning można prowadzić jako pracę z zespołem nad wspólnym celem / wyzwaniem. Można też prowadzić jako sesję indywidualne – wtedy poszczególni członkowie przedstawiają swój cel, a reszta zespołu jest wsparciem dla prezentera problemu.  Zastosowanie Action Learning jest wielowymiarowe – może służyć szukaniu rozwiązań w każdym aspekcie, a jego siła opiera się o wiarę w mądrość zespołu 🙂