Pandemia Covid19 wymusiła na wielu organizacjach zmianę charakteru pracy z biurowej na pracę z domu.  Biorąc pod uwagę, że w ostatnim dziesięcioleciu wiele organizacji z branży IT wypracowało doskonale działający system pracy zdalnej, warto zapoznać się ze wskazówkami zebranymi z różnych organizacji.

Problem z jakim mierzą się dziś organizacje, które do tej pory w ten sposób nie pracowały polega na tym, że muszą to zrobić szybko. Przejście ze stacjonarnej firmy do zdalnej firmy wymaga czasu, a tego jest mało. Przygotowanie organizacji i pracowników „na prędce” może prowadzić do doświadczania tylko gorszych stron pracy zdalnej. Jednak wiedza o tym, jak się przygotować, może mieć ogromny wpływ na wynik, do tego stopnia, że ​​cała firma może również w dłuższej perspektywie przekonać się, że praca sprawdza się, działa i przynosi dobre efekty.

„Przeniesienie całego działu lub firmy na odległość może wywołać falę zmian”, mówi Darren Murph, szef pracy zdalnej  w GitLab.  Aby temu zaradzić, najlepiej zacząć od poszukania wśród obecnych menedżerów takich, którzy mają już doświadczenie w pracy zdalnej i z nich utworzyć zespół ekspertów. Ci ludzie będą mogli przekazywać wiedzę pracującym na odległość i służyć jako pomoc tym, którzy nieustannie będą mieć pytania.

Aby firma funkcjonowała sprawnie należy zadbać z całą pewnością o komunikację oraz narzędzia do sprawnego kontaktowania się z zespołem i pomiędzy zespołami, działami czy departamentami. Niektórym menadżerom „zdalne odejście” może wydawać się radykalnym zakłóceniem działania firmy i dostarczania wartości. Na szczęście może temu zaradzić wiele narzędzi cyfrowych, które pojawiły w ciągu ostatnich 4-5 lat na rynku. Organizacje, które już je wykorzystują są na etapie zdalnej gotowości – dla nich zmiana na pracę zdalną nie ma charakteru strukturalnego, często jest to bardziej kwestia kultury i zasad.

Erin ‚Folletto’ Casali z Automaticc wskazuje cztery rodzaje narzędzi do komunikacji wspierających transparentność i przepływ informacji:

  1. Narzędzie komunikacji synchronicznej – ludzie potrzebują sposobu, aby szybko rozmawiać i wyjaśniać rzeczy w czasie rzeczywistym, gdy wszyscy są w tym samym czasie dostępni. Przykład narzędzi: Slack, Microsoft Teams, Discord, czaty na Hangoutach, Skype itp.
  2. Asynchroniczne narzędzie do komunikacji – jest to klucz do efektywnej pracy zdalnej, narzędzie do komunikacji, które pozwala pisać bardziej ustrukturyzowane treści, zwykle publikowane gdzieś chronologicznie. To zasadniczo blog lub strumień aktywności. Pozwala to na ustrukturyzowane dyskusje, pozwalającym na podejmowanie głębszych decyzji. Przykład narzędzi: Basecamp, WordPress, Yammer, Workplace z Facebooka itp.
  3. Narzędzie do komunikacji z pamięcią masową – może nie być to absolutnie potrzebne w krótkim okresie, ale aby zapewnić sukces w perspektywie długoterminowej, bardzo ważne jest, aby mieć: miejsce do przechowywania rzeczy w perspektywie długoterminowej. Większe organizacje prawdopodobnie już mają coś takiego dla wszystkich polityk i wytycznych dotyczących podziału firmy. Przykład narzędzi: Confluence, GitHub, Dropbox Paper, Dysk Google, Notion itp.
  4. Narzędzie do wideokonferencji – podczas gdy wiele narzędzi do synchronicznej komunikacji zawiera taką funkcjonalność, w niektórych scenariuszach może być konieczne zapewnienie osobnego narzędzia np.: Zoom, Hangouts Meet, Skype, Pexip, Whereby itp.

Kiedy minie pandemia, prawdopodobnie niektóre z organizacji będą zastanawiały się czy zostawić możliwość pracy zdalnej pracownikom. Będą mierzyły efektywność tego rodzaju pracy i patrzyły na to jak produktywni są ich pracownicy.

Na pytanie czy telepraca jest efektywna odpowiadają wyniki badań przeprowadzonych przez Instytut Gallupa w raporcie z 24 lutego 2020 r i mówią jasno: „praca zdalna nie tylko poprawia wyniki i budowanie marki pracowników, ale jest polityką, której pragną najbardziej utalentowani pracownicy”.

A co jest na pracowników największym benefitem pracy zdalnej? Elastyczność! „Elastyczny harmonogram pozwala pracownikom na pogodzenie pracy, hobby i czasu z przyjaciółmi, co zapewnia pozytywną równowagę między pracą a życiem prywatnym, a także zmniejsza stres w miejscu pracy” – mówi Iwo Szapar, prezes i współzałożyciel Remote-how, platformy internetowej umożliwiającej rozwój pracy zdalnej poprzez edukację i społeczność.

Także według badań opublikowanych w lutym 2020 roku Instytutu Gallupa wskazują, że czterdzieści procent respondentów ocenia, że ​​jest to największa zaleta pracy zdalnej.

Poranna porcja ćwiczeń, spacer, wyprowadzanie psa zamiast dojeżdżania do pracy, swoboda spotkania się z przyjaciółmi i brak konieczności planowania wolnego – to tylko niektóre ze sposobów, jakimi pracownicy zdalni mogą cieszyć się elastycznym harmonogramem pracy.

Liderzy i menedżerowie muszą zdawać sobie sprawę, że w miarę gdy praca zdalna staje się coraz bardziej powszechna, firmy, które nie mogą tego zrobić, stają się mniej konkurencyjne. Z czasem takie organizacje mogą również mieć problem z utrzymaniem zaangażowania swoich wewnętrznych pracowników. Z badań Instytutu Gallupa wynika, że najwyższe zaangażowanie jest wśród pracowników, którzy spędzają od trzech do czterech dni na pracy zdalnej.

Dyrektor generalny HubStaff Dave Nevogt dostrzega zaś pozytywne korzyści, jakie telepraca przynosi firmie i mówi o innych organizacjach, które także dały możliwość pracownikom pracy z domu: „Firmy utrzymują formę pracy zdalnej, prawdopodobnie dlatego, że doświadczyły korzyści wynikających z większej produktywności, mniej zmarnowanego czasu i niższych kosztów ogólnych”.

Zatem to, co muszą zrobić organizacje, to jak najszybciej dostosować swoich pracowników, kulturę i infrastrukturę do możliwości pracy zdalnej, aby w przyszłości być jeszcze bardziej konkurencyjnym i miejscem pracy.

Jeśli chcesz posłuchać jak to robi jedna z bardziej znanych firm softwearowych w Polsce – 10Clouds, to zapraszamy do wysłuchania wywiadu z CEO Maciejem Cieleckim.

https://www.facebook.com/AgileHats/videos/148499839914553/